景德镇陶瓷大学档案实体分类法

    第一章  总  则

        第一条  为了适应我校档案工作日益发展的需要，认真贯彻执行《高等学校档案实体分类法》，实现我校档案实体分类、归档、编号、排架、检索的标准化和规范化，促进我校档案工作整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为学校和社会服务，特编制本分类法。

        第二条  本分类法依据教育部《高等学校档案实体分类法》，结合我校档案工作实际进行编制。

        第三条  本分类法所称档案实体，包括三类：一是传统纸质档案实体（以下简称一类实体）；二是非纸质档案实体，指借助电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，记录文字、图片、表格和视频等信息的档案实体（以下简称二类实体）；三是纯实物档案，主要包括具有档案价值的印章、标牌、证书、奖牌（杯）、旌旗、礼品、纪念品、字画、题词、艺术作品、建筑模型和效果图等实物（以下简称三类实体）。

    第二章  实体分类体系

    第四条  本分类法主要依据“一类实体”确定我校档案实体分类的体系结构，由类目设置、标识符号、档号编制模式等组成，可分为一、二、三级类目。

    第五条  一级类目设置与标识符号。

    一级类目是我校档案实体分类的最高层。根据《高等学校档案管理办法》（教育部令2008年第27号）第十五条，结合我校档案记录的内容和性质，档案“一类实体”确定为十个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称中心词汉语拼音的第一个字母组合而成，如：“XZ”即“XingZheng”(行政)的简称。

    我校档案实体一级类目名称、标识符号和主要内容如下:

    党群类——DQ

    主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

    行政类——XZ

    主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料等。

    教学类——JX

    主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

    科研类——KY

    主要包括学校科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

    产品生产类——CP

    主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

    基本建设类——JJ

    主要包括学校基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

    仪器设备类——SB

    主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（一般价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

    出版物类——CB

    主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书等。

    外事类——WS

    主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

    财会类——CK

    主要包括学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

    第六条  二级类目、三级类目的设置和标识。

        二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。

     二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：一级类目党群类，“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

    第七条  档号的编制模式。

    (一)档号。档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映我校档案实体的分类体系和物理位置。

    (二)档号的编制原则。必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案机构内的档号不得重复；能方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应信息化管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

    (三)档号结构和标识。

        1、档号结构

     档号由年度号、分类号、案卷号或件号三个部分组成。

     年度号不作为一个级别的类目进行设置，但档案的形成年度是分类的一项原则，按照分类编号规则反映在档号中，由四位阿拉伯数字组成，如“2011”。

     分类号是档号的主体，我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。例如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQll”；“研究生学籍管理材料”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“JX1314”。

     案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。

        2、档号的模式

        本办法规定为：年度号 + 分类号 + 案卷号或件号

        因我校馆藏仅有一个全宗，所以不需加全宗号。

        3、档号的标识

    采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号或件号之间，用连接符号“一”连结。例如:2011年归档的研究生教学类中的“学籍管理”档案第23号案卷，可标识为:

                                2011——— JX1314 ——— 23

                                  |           |            |

                               年度号      分类号      案卷号

    我校文书类档案实现以件管理，即文书类档案以件立档。 例如：校办2006年校长办公会记录编定为第10件，其档号可标识 为：

                                2006——— XZ11 ——— 10

                                  |           |           |

                               年度号      分类号      件号

    由于案卷数量不同，案卷号或件号可不限位数。

        第八条  档案实体排架。

    档案实体排架必须体现档号与档案实体的“一一对应”关系。从维护档案的整体性和方便查找考虑，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可不考虑保管期限，即可将永久、定期排在前面。

    第三章  与实体分类相关的几种特殊情况

    第九条  “二类实体”中的电子档案。

    电子档案的生成有三种情况：一是归档时纸质档案实体与电子档案同时移交入库；二是库存纸质档案数字化扫描转化为电子档案；三是档案形成单位只提供或只生成电子档案（为便于区分称其为“纯电子档案”）。按照“纸质档案材料和电子档案材料同步归档”的原则，前二者在类目设置、标识和档号的编制模式等方面按照与纸质档案“一一对应”的原则确定分类体系结构，并以此分类体系结构在电子环境中加以保管；后者虽无法与纸质档案“一一对应”，但应当参照“一类实体”的分类体系结构，编入相应的年度（号）、类目（标识），案卷号则排在最后，以便在保管利用中确认其为“纯电子档案”。

    第十条  “二类实体”中除电子档案以外的非纸质档案实体。

    这类档案实体主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘、移动硬盘等多种载体的档案材料。这类实体根据我校实际，在保持档案工作稳定性和延续性的前提下，沿用声像档案的业务操作，分类、编目、排架保管。

    从声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故没有将它与十个一级类目并列。声像载体档案档号模式为：年度号 + 载体类型代号 + 保管单位号。

        保管单位是声像载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

    例如：某中央领导同志2008年来校视察，录像带序号是102，照片册序号是23，则可分别标识为：

                                2008——— 录像带 ——— 102

                                  |            |            |

                               年度号    载体类型代号 保管单位号

                                2008——— 照  片 ——— 23

                                  |            |           |

                               年度号    载体类型代号 保管单位号

    第十一条  “三类实体”即纯实物档案。

    学校办学实践活动中产生的具有保存价值的纯实物档案。其档案档号模式为：年度号 +载体类型代号 + 保管单位号。

    保管单位号是三类实体档案最低限度的数量词，可以是张、件、个、套等。例如：2008年无锡轻工业学校送学校四十周年校庆国画，顺序号为21,则其标识为：

                                2008———  字  画 ——— 21

                                  |            |           |

                               年度号    载体类型代号 保管单位号

     第十二条  纳入学校档案机构管理的教职员工人事档案的分类编号。

     按中央组织部、国家档案局联合发布的相关文件（如组通字[1991]第13号文件《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》等）办理，本法不另作规定。

    第四章  实体分类表

     第十三条  党群——DQ

    11    党务综合

    12    纪委监察

    13    组织

    14    宣传教育

    15    统战

    16    工会

    17    离退休干部处

    18    学工部（处）

    19    团委

    21    保密

    22    各党总支（机关党委）

     第十四条  行政——XZ

    11    综合

    12    人事

    13    审计

    14    武装、保卫、综合治理

    15    后勤办、后勤服务集团

    16    图书、档案、文博、中心、研究所

    17    现代教育技术中心

     第十五条  教学——JX

    11    综合

    12    全日制本、专科教育

    13    研究生教育（硕士、博士研究生）

    14    继续教育

    15    科技艺术学院教育

     第十六条  科研——KY

    11    综合

    12    项目

     第十七条  产品生产——CP

    11    综合

    12    产品

    13    知识产权

    14    技术合同

     第十八条  基本建设——JJ

    11    综合

    12    工程

     第十九条  仪器设备——SB

    11    综合

    12    仪器设备

     第二十条  出版——CB

    11    综合

    12    报纸

    13    刊物

     第二十一条  外事——WS

    11    综合

    12    出国(境)

    13    来校

    14    国际合作与会议

    15    外国留学生工作

     第二十二条  财会——CK

    11    综合

    12    会计报表

    13    会计帐簿

    l4    会计凭证

    15    工资清册

    第五章  附  则

     第二十三条 文件材料归档范围和保管期限按《景德镇陶瓷大学文件材料归档范围和档案保管期限》执行。

     第二十四条 本办法自发文之日起执行。

     第二十五条 本办法由校档案馆负责解释。