景德镇陶瓷大学档案管理实施细则
第一章 总 则
第一条 为了加强我校档案的管理工作，有效保护和利用档案，为学校创建国内外有影响的特色名校提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《江西省档案管理条例》、《江西省实施< 高等学校档案管理办法>细则》等要求,结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指我校在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 校属各部门在工作活动中形成的各种门类、不同形式、不同载体的档案，均由校档案馆集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。
第四条 档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是学校的重要基础工作之一。学校要把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证。
第五条 档案工作是衡量和检查校属各部门工作质量、管理水平的重要标志。校属各部门应将档案工作列入本部门的议事日程，并将立卷归档工作列入本部门有关人员的职责范围，作为工作业绩考核的重要依据。
第六条 校档案馆严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
第二章 管理体制及其机构职责
第七条 学校档案工作接受上级教育行政管理部门和档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第八条 学校档案工作实行统一领导。成立学校档案工作委员会，负责领导、监督和协调全校档案工作，决定有关档案工作的重大事项，受理、处理档案工作中违法、违纪、奖励等事项，按《景德镇陶瓷学院档案工作委员会章程》行使职权。
第九条 校档案馆是档案工作委员会的常设机构，也是学校档案工作的职能管理部门，负责永久保存和提供利用本校档案。其主要职责为：
（一）完成学校档案工作委员会交办的各项任务，负责全校档案的接收（征集）、整理、分类、保管、鉴定、统计等工作；
（二）组织起草学校档案工作文件、工作计划等；
（三）制定和组织实施本校档案工作的各项规章制度，并负责监督、指导和检查各部门档案工作执行情况；
（四）负责建立健全学校档案工作管理体系，对全校专（兼）职档案人员进行业务培训，做好校属各部门档案的立卷归档指导和部门档案管理的业务指导工作；
（五）严格执行有关档案的保密制度，加强库房的科学管理，确保档案实体安全、完整、准确、系统；
（六）组织开展学校档案信息化工作，编制检索工具；
（七）开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源；
（八）挖掘档案为学校和社会发展服务功效，为校内外人员利用档案提供优质服务；
（九）积极开展档案宣传，不断提高全校师生员工的档案法治意识；
（十）开展档案学理论和档案工作实践研究，积极参加各种档案学术交流活动；
（十一）围绕学校中心工作，完成校党委、行政交办的其他任务。
第十条 校属各部门应确定政治素质高的档案工作分管领导1名和兼职档案员1-2名（一般应为中共党员)。
档案工作分管领导的职责为：
（一）组织本部门教职工学习档案法律、法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入工作计划，纳入管理制度，布置、检查、总结、验收档案工作；
（二）按要求确定兼职档案员，将档案工作纳入有关人员的职责范围，明确档案工作责任；
（三）负责与档案馆联系，指导、监督和检查兼职档案员的业务工作，提高归档案卷质量，保证按时归档；
（四）负责本部门向学校档案馆移交档案的审查工作；
（五）负责本部门查阅档案馆档案资料的审批工作；
（六）支持兼职档案员开展工作，帮助解决实际困难。
兼职档案员的职责为：
（一）掌握了解档案工作的法律、法规，执行档案工作的规章制度和工作规范，掌握档案管理工作的基本技能；
（二）根据本部门归档范围和归档类目，对文件材料进行收集、整理，保证归档材料完整、准确、系统，负责预立卷工作；
（三）负责文件材料的安全和保密工作；
（四）按规定时间向档案馆移交归档材料；
（五）参加业务学习，接受档案馆的业务指导和督促检查。
第十三条 校属各部门专（兼）职档案员应相对稳定。经学校同意长期从事档案工作的人员，可申请评聘档案专业技术职称。
第三章 档案的接收
第十四条 校属各部门分管档案工作的负责人，应将涉及相应范围的文件材料归档工作列入自己的职责范围，督促检查本部门专（兼）职档案员做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的材料归档保存。
第十五条 我校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。由兼职档案员按文件材料的自然形成规律加以系统整理组卷，编排页号或件号后录入卷内目录和案卷标题，并向校档案馆移交。校档案馆负责业务指导及档案的检查、验收工作。
第十六条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按《景德镇陶瓷学院文件材料归档范围和档案保管期限》执行。
第十七条 部门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的由文件的主办部门归档，其他部门协办。
第十八条 校属各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
（一）齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档；
（二）遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（三）用纸规范（A4 ），字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写；
（四）案卷标题简洁明确，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求；
（五）按时录入“景德镇陶瓷学院档案管理信息系统”（准备建立），实现纸质档案和电子档案同步归档。
第十九条 归档时间及手续：
（一）党政部门和其他部门按自然年度归档的材料在次年六月底前归档。
（二）教学部门和教学管理部门按教学年度归档的文件材料在次学年寒假前归档。
（三）基建项目档案在项目完成后三个月内归档。
（四）仪器设备的随机技术文件在开箱验收时归档。
（五）接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。
（六）随时接收上级规定应接收的档案。
第二十条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
第二十一条 个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。个人向校档案馆捐赠有价值档案，学校应予以奖励。
第四章 档案的保管与销毁
第二十二条 校档案馆根据《景德镇陶瓷学院档案实体分类法》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅审批制度，做好档案利用效果的登记工作。
第二十三条 学校档案实行二级保管制度。列入《景德镇陶瓷学院文件材料归档范围和档案保管期限》的档案，各部门应按时按质移交档案馆。其他短期保存档案，各部门根据有关规定确定保管范围，做好管理工作，并接受档案馆的业务指导与检查。
第二十四条 校档案馆要注意研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。要建立和健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、温湿度控制等安全措施，确保档案安全。
第二十五条 校档案馆要建立档案工作台帐。定期对档案的接收、整理、保管、利用等馆内各种数据情况进行统计。
第二十六条 校档案馆组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案，应征得有关部门同意，编制清册，报主管校领导审批。销毁时应指定专人监督销毁，校有关部门要派人参加，并在会签单上签名、盖章。
第五章 档案的利用与编研
第二十七条 档案馆人员要熟悉馆藏，并主动向学校领导、有关部门提供档案服务，做好学校发展的参谋和助手，积极提高档案利用率。
第二十八条 凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批和登记手续。档案馆应定期检查外借档案的归还情况，如发现损坏或丢失，借阅者须写出书面报告，报请学校处理。
第二十九条 档案馆根据学校和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作。积极参与校信息网络整体建设和校内外编史修志工作，为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。
第六章 考核与奖罚
第三十条 学校建立档案工作督促、检查、考核、评估制度。档案工作考核结果应纳入部门或个人工作考核范围，是评先推优的参考指标。对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案收集、整理、保护和利用等方面做出显著成绩的；
（二）在档案现代化管理或档案学术研究方面作出显著成绩的；
（三）向学校捐赠重要或珍贵档案的。
第三十一条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的，要按照规定给予当事者通报批评或行政处分，构成犯罪的移交司法部门处理：
（一）损毁、丢失属于学校所有档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第七章 附 则
第三十二条 本细则自发文之日起执行，原《景德镇陶瓷学院档案管理办法》（景陶院党发〔2008〕36号）同时废止。
第三十三条 本细则由校档案馆负责解释。
